Till startsidan

Intern kontroll

Ramverk för intern kontroll

Atvexas arbete med intern kontroll grundas på dels intern kontroll och riskstyrning avseende verksamheten och dels intern kontroll och riskstyrning som avser finansiell rapportering. Den interna styrningen och kontrollen ska säkra att Atvexas finansiella rapportering ger en korrekt bild av Bolagets finansiella ställning och att verksamheten vid var tid möter de finansiella och kvalitativa krav och förväntningar som ställs på ett bolag som verkar inom offentligt finansierad verksamhet.

Kontrollmiljö

Atvexas styrelse är ytterst ansvarig för att Bolaget lever upp till kraven på god intern styrning och kontroll av såväl finansiell rapportering som kvalitetsrapportering. Styrelsen fastställer årligen ett styrande dokument, som inkluderar ett stort antal delar såsom mål, policyer, VD-instruktion och styrelsens arbetsordning. Utöver detta finns en ekonomihandbok för Bolaget. Dessa dokumentet syftar bland annat till att ge stöd för Bolagets ledning att främja korrekt, fullständig och aktuell redovisning.
Respektive dotterbolags styrelse fastställer årligen ett motsvarande styrande dokument och det finns även en ekonomihandbok för Atvexas dotterbolag. Dessa dokument syftar till att ge stöd för dotterbolagens ledning att främja korrekt, fullständig och aktuell redovisning.

Bolaget utvärderar kontinuerligt processerna för intern kontroll och med utgångpunkt i utvärderingen ser Bolaget över behovet av ytterligare rutiner och processer. Processerna och resultatet av den kontinuerliga utvärderingen kommer att rapporteras årligen till styrelsen. Detta tillsammans med rapporteringen från Bolagets revisorer ligger till grund för styrelsens utvärdering av Bolagets interna kontroll. Bolagets ekonomi- och finansdirektör har, genom delegering från Atvexas verkställande direktör, ansvar för att följa upp att de fastlagda riktlinjerna för finansiell rapportering efterlevs samt att den interna kontrollen gentemot dotterbolagen är implementerad. I denna uppföljning är Atvexas ekonomihandbok ett viktigt underlag.

Parallellt med processerna för ekonomisk redovisning och finansiell rapportering bygger Atvexas interna kontroll och riskhantering i hög grad på ett systematiskt och omfattande kvalitetsarbete.

Atvexa har en etablerad process för att kontinuerligt och systematiskt utvärdera kvalitetsarbetet inom Atvexagruppen. Följande delar görs formaliserat och årligen inom ramen för såväl Atvexas styrelsearbete som i styrelsearbetet i respektive dotterbolag.

  1. Ett omfattande dokument med relevanta kvalitetsindikatorer tas fram årligen med information om bland annat andel behörig personal, antal barn eller elever per pedagog, olika elevresultat, antal anmälningar under året samt resultat på vårdnadshavar-, elev- och medarbetarenkäter. Uppföljning sker också av att det finns rutiner och processer för att uppfylla lagar och förordningar som till exempel det systematiska arbetsmiljöarbetet. Detta dokument diskuteras i varje dotterbolags styrelse och Atvexas styrelse och åtgärder vidtas vid behov.
  2. Vid varje styrelsemöte finns punkten ”Tvister och avvikelser” på agendan.
  3. Vid varje styrelsemöte ger verkställande direktör i respektive bolag en översiktlig bild av kvalitativa verksamhetsfrågor.
  4. Mer övergripande kvalitetsdiskussioner förs utifrån följande punkter där varje punkt finns med på styrelseagendan vid åtminstone ett tillfälle per år i respektive dotterbolag.
    1. Det systematiska kvalitetsarbetet i respektive dotterbolag.
    2. Personalens kompetensutveckling.
    3. Plan för att förebygga och förhindra kränkningar av barn och elever.
    4. Ledarutveckling.
    5. Läsårsutvärdering och prioriterade mål.

I tillägg till detta granskas förskole- och skolverksamheterna löpande av Skolinspektionen och kommunernas tillsynsenheter. Externa granskningar, främst från Skolinspektionen, utgör ett viktigt underlag såväl för att följa upp som för att utveckla och förbättra verksamheterna inom Bolaget. Utgångspunkten är att samtliga enheter ska genomgå en anmärkningsfri tillsyn och därmed säkerställa att enheten förmår att organisera och bedriva utbildning av hög kvalitet. Bolaget kräver att alla verksamheter ska ha väl uppbyggda rutiner för att förebygga all form av kränkande behandling, tillgodose barns och elevers rätt till stöd och utbildning samt utreda alla former av klagomål på utbildningen i övrigt. Trots detta förekommer det att vårdnadshavare och elever gör anmälningar när de upplever att skolorna inte följer lagar, regelverk och riktlinjer. Dessa anmälningar kan göras till Skolinspektionen, Barn- och elevombudet (BEO), Diskrimineringsombudsmannen (DO) eller berörd kommun. Enligt skollagen ska varje huvudman ha rutiner för att ta emot och utreda klagomål på huvudmannanivå. Detta är något som ska göras i ett första steg innan Skolinspektionen utreder ärendet.

Som en ytterligare viktig del i att stärka kvalitets- och utvecklingsarbetet skapas även forum för nätverkande och kunskapsutbyte. Detta sker bland annat genom att det kontinuerligt anordnas inspirationsdagar med inspirerande och aktuella teman för medarbetare inom hela Atvexagruppen. Det sker vidare genom chefsmöten och ledarutvecklingsprogram där ytterligare nätverk skapas för att stötta varandra inom olika utvecklingsområden och för att skapa möjlighet till erfarenhetsutbyte.

Riskbedömning

Atvexa gör kontinuerligt och proaktivt en utvärdering av riskerna i verksamheten. I linje med vad som har beskrivits i övriga delar av Prospektet präglas verksamheten av relativt låga risker inom områden såsom kreditrisk (hög andel offentliga kunder/motparter), marknadsrisk (stabila marknader och intäktsflöden baserade på kontinuerligt behov av utbildningstjänster, demografisk utveckling och prisökningstakt) samt relativt låg risk för korruption eller ekonomiska oegentligheter. De viktigaste riskerna att hantera bedöms av Bolaget vara kvalitetsrisk, det vill säga risken att kvaliteten inte når upp till myndigheters eller barns/elevers/ vårdnadshavares krav, och politisk risk bestående av det faktum att verksamhetens förutsättningar till stor del baseras på politiskt beslutade ramverk, inbegripet risken för lägre uppräkning än vad som utgör Atvexagruppens kostnader. Båda dessa risker hanteras bäst genom en god kvalitetsledningsmodell, tydligt värdegrundsarbete och en hög grad av transparens i Atvexagruppen och dotterbolagens verksamheter.

Styrelsen har ansvar för att säkerställa en process för riskbedömning och riskhantering avseende finansiell rapportering. Det pågår för närvarande ett arbete med att dokumentera och formalisera denna process. Analys och utvärdering av finansiella och operativa risker, beslut om internrevisonsfunktion samt förslag till eventuell handlingsplan kommer att ske årligen på det styrelsemöte som hålls i juni.

Kontrollaktiviteter

Uppföljning och kontroll av Atvexagruppens verksamheter mot fastställda mål sker löpande. Atvexas styrelses uppföljning sker bland annat genom uppföljning av ledningens rapportering.

Systemet för intern kontroll syftar både till att säkerställa en tillförlitlig finansiell rapportering och uppföljning av Atvexagruppens kvalitetsresultat samt till att garantera en erforderlig övervakning av efterlevnaden av Atvexagruppens policyer, principer och instruktioner. Den interna kontrollen ska även säkerställa att Atvexagruppens finansiella rapportering är upprättad i enlighet med lag och tillämpliga redovisningsstandarder samt att övriga krav på Koncernen uppfylls. Den interna kontrollen kring finansiell rapportering utgörs av ett antal huvudkomponenter:

  1. Den interna behörighetsstruktur som är uppbyggd och dokumenterad i attestordning och som bland annat kräver att utbetalningar alltid måste ske två i förening.
  2.  Den dokumentation över finansiella processer och policyer som återfinns i Bolagets ekonomihandbok och dotterbolagens ekonomihandböcker.
  3. Den process varvid personer på flera nivåer i organisationen analyserar de finansiella resultaten innan extern rapportering sker.
  4. Styrelsens uppdrag att övervaka den finansiella rapporteringen och den interna kontrollen.
  5. Tydliga riktlinjer för den finansiella rapporteringen i det styrande dokumentet och Bolagets informationspolicy.

Information och kommunikation

Atvexa har kommunikations- och informationskanaler som syftar till att möjliggöra att relevant information snabbt och korrekt kan spridas såväl externt som internt. Bolaget har en struktur för att kunna avge fullständig och transparent finansiell rapportering. Det finns policyer och rutiner för att hindra felaktig eller otillbörlig information. Styrelsen får löpande verksamhetsrapportering på månadsbasis, såväl operationell som finansiell. Styrelsen ansvarar för externa delårsrapporter och årsredovisning i enlighet med relevanta lagar och Koden. De finansiella rapporterna finns publicerade på Bolagets webbplats, atvexa.com.

De övergripande punkterna i utfallet av den årliga kvalitetsundersökningen kommer att offentliggöras på Atvexagruppens webbplats, atvexa.com.

Uppföljning

Atvexas arbete med intern kontroll och riskstyrning sker främst genom ledningsgruppens löpande uppföljning av verksamheten och utveckling av nyckeltal samt fokus på tidiga varningssignaler. Bolagets nyckelprocesser för finansiell rapportering och deras ändamålsenlighet utvärderas löpande av ekonomi- och finansdirektören och dennes organisation. Efterlevnad av ekonomihandbok, policyer och lagstiftning prövas och eventuella avvikelser leder antingen till korrigerande åtgärder eller förbättring av processer och rutiner. Det pågår för närvarande ett arbete med att dokumentera och formalisera denna process. Sammanställning och status på identifierade åtgärder kommer att årligen avrapporteras till styrelsen på det styrelsemöte som hålls i juni.
Styrelsen för Atvexa har beslutat att inte inrätta någon särskild funktion för internrevision då Bolaget anser att de aktiviteter som beskrivits ovan säkerställer behovet av erforderlig kontroll och uppföljning. Styrelsen prövar emellertid årligen behovet av en internrevisionsfunktion.

Vi använder cookies för att förbättra användarupplevelsen för dig. Användarvillkor.